Как правильно организовать конференцию?

Для начала необходимо выделить тот факт, что проведение различных конференций в любой организации считается чрезвычайно важным и необходимым мероприятием. К тому же, грамотная организация и проведение конференции требует тщательной и правильной подготовки, а также безупречной реализации, в противном случае эффект от проведения конференции будет минимальным, ведь в этом случае любая мелочь может испортить общее впечатление о вашей организации. Ко всему прочему, компании, занимающиеся организацией конференций, всегда хотят достичь каких-то определённых целей, на которые, собственно говоря, и направлены данные мероприятия. К примеру, в этом случае кто-то хочет позиционировать себя как индустриального лидера, другой же хочет показать преимущества продукции, которые выпускает его компания и т.д. Таким образом, конференции, можно сказать, представляют собой одну из важнейших составляющих частей деятельности каждой компании. При всём при этом никто не хочет провалить собственнолично организованную конференцию, поэтому в этой ситуации необходимо уделить внимание самым разным деталям. Итак, если вы, к примеру, хотите провести вебинар или конференц-связь, то в этом случае вам нужно будет прибегнуть к помощи соответствующей платформы, одна из которых находится по следующему интернет-адресу Cisco WebEx Support Center. Данные платформы, к слову, представляют собой функционал необходимый для налаживания совместной работы с различным веб-контентом, а также приложениями и документами. Нередко в этом случае имеется также и поддержка мобильных устройств, таким образом, старайтесь проводить конференции с использованием самых современных информационных технологий.

Однако для всего этого необходимо руководствоваться определёнными принципами, благодаря которым ваша конференция пройдёт на высоком уровне.

Принципы проведения конференции

Итак, в первую очередь вам нужно будет поставить перед собой одну чёткую и конкретную цель. Т.е. то, для чего вы собираетесь организовать данную конференцию и что вы от неё в итоге хотите получить. К примеру, возможно организованная и проведённая с вашей стороны конференция направлена на улучшение имиджа компании, на обеспечение надёжными бизнес-контактами, на поиск новых инвесторов и т.п. Именно в зависимости от той или иной цели вам нужно будет выбирать одно определённое направление, которого в дальнейшем и нужно будет придерживаться на протяжении всего процесса, как подготовки мероприятия, так и его проведения. Однако не забывайте, что цель должна быть обязательно досягаемой и измеримой, а также иметь реальные временные параметры.

Также можете записать где-нибудь краткое видение и концепцию конференции. После чего необходимо создать небольшое описание проводимому мероприятию, которое должно подразумевать приглашение к сотрудничеству. Чтобы грамотно организовать проведение конференции, необходимо сформировать своего рода организационный комитет, который, как правило, должен состоять из следующих областей: администрирования, программы, маркетинга, рекламы, организационных вопросов, логистики, финансов, продаж, работы с партнёрами и с участниками.

На следующем шаге от вас потребуется придумать название мероприятию, при этом было бы неплохо, если оно будет действительно запоминающимся. Помимо этого, если вы проводите его не в первый раз, то к названию можете указать нумерацию. К слову о названии - оно должно быть интригующим, броским и ярким. Как правило, ваша целевая аудитория обязательно должна вникнуть в суть предоставляемой с вашей стороны информации и впоследствии заинтересоваться ей.

Затем определитесь с точным временем, а также местом проведения конференции, при этом желательно не менять оба этих параметра по мере приближения даты проведения данного мероприятия, в противном случае если вы будете проводить подобную конференцию во второй раз, на ваше предложение мало кто откликнется. Обязательно подробно опишите маршрут, по которому можно добраться до места проведения конференции. Чтобы объявить о данном мероприятии, заранее выберите те СМИ, к которым в свою очередь чаще все обращается ваша целевая аудитория, и разместите рекламу о предстоящим мероприятии именно там.