Утилизация документов

С течением времени архив любой организации оказывается до предела заполненным различного рода документацией. Именно в этот момент руководящие лица принимают решение об их уничтожении. Здесь стоит напомнить, что ликвидировать документы можно только тогда, когда истёк срок, отведённый для хранения, который устанавливается рядом нормативных документов (или, как их ещё называют, перечнями), при условии, что документы постоянного, а также долговременного (более десяти лет) сроков хранения будут упорядочены.

Для того чтобы уничтожить документацию с вышедшим сроком хранения, данный процесс нужно юридически грамотно оформить, в соответствии с нынешним законодательством Российской Федерации. В особенности это относится к документам, которые содержат в себе какие – либо конфиденциальные данные. Поэтому целью данной статьи является описание правильного проведения процедуры ликвидации документов.

Методы уничтожения документации

Утилизация документов архивного типа. Оно осуществляется при помощи промышленного пресса, который сначала измельчает загруженную документацию, затем проводится гидрообработка и в завершение – прессование, или же шредером. Данный тип ликвидации чаще всего применяют в отношении бухгалтерских и архивных документов, а также журналов, книг, и рекламных материалов.

Сжигание. Данный способ применим ко всем разновидностям документов, и хорош тем, что в результате термической обработки можно ликвидировать не только бумажные, но и магнитные и пластиковые носители. Сжигание лучше всего использовать при ликвидации документов конфиденциального типа.

Выездная ликвидация. Она предусматривает выезд непосредственно к заказчику и утилизацию процедуры и уничтожение документации непосредственно на месте.

Утилизация секретной документации

У большого числа организаций государственного (силовые ведомства, министерства и.т.д.) и коммерческого типа существует особый вид документов, которые содержат в себе данные особой важности. В данной ситуации такого типа информация должна быть ликвидирована как секретная документация. Причём к процессу уничтожения здесь предъявляются довольно жёсткие требования, призванные обеспечить его конфиденциальность и безопасность.

Каким образом закон регламентирует данную процедуру?

Для хранения и последующей ликвидации документации конфиденциального типа, имеющую государственную важность используются три нормативно – правовых акта.

Закон РФ №5485 – 1 «О государственной тайне» (утверждён 21.07.1993 г.)

Постановления правительства Российской Федерации № 3 – 3 «Инструкция, обеспечивающая режим секретности в РФ» (утверждено 5 января 2004 г.);

Постановление Правительства РФ №870 «Об утверждении правил отнесения сведений, относящихся к государственной тайне» (утверждено 4 сентября 1995 г.).

Ликвидация секретной документации должна проводиться в безопасном месте, исключающем доступ к нему посторонних лиц.

Порядок ликвидации документов конфиденциального характера

После того, как будет проведена экспертиза, определяющая ценность документации и будут выделены дела с закончившимся сроком хранения, экспертная комиссия, состоящая из трёх человек, принимает решение о ликвидации документов. Её члены утверждают определённый перечень документации и затем производят оценку каждого отдельного документа, чтобы определить его значимость. После чего принимается решение об уничтожении дел. Они формируются в отдельный сегмент, после чего опечатываются.

Перед непосредственно самой ликвидацией документы распечатывают и проверяют их соответствие перечню. Нужно внимательно проверить количество страниц, их номера, а также все имеющиеся приложения, схемы, рисунки и так далее.

После того, как процесс ликвидации будет завершён, составляется специальный акт на отдельном листе в одном экземпляре. Это нужно для его последующей подшивки в папку со строгой отчётностью. Можно также внести запись в книгу учёта. На сайте http://ecoservice-prim.ru/ вы можете найти различные виды утилизации, даже есть утилизация загрязненного грунта.