5 этапов перехода на ИТ-аутсорсинг

Переход на ИТ-аутсорсинг – это решение, относящееся к разряду кардинальных.

Чтобы аутсорсинговый проект стал удачным, процесс внедрения ИТ-аутсорсинга следует разбить на несколько этапов, последовательное выполнение которых поможет избежать ошибок и нежелательных последствий.

Этап I. Анализ текущего состояния 

На этом этапе определяется стратегическая линия развития фирмы, очерчивается круг функций, передача которых на ИТ-аутсорсинг считается целесообразной, определяется возможный экономический эффект. В рамках данного этапа либо организуется рабочая группа, либо проводится аудит ит.

Этап II. Принятие решения о переходе на аутсорсинг

На этом этапе изучаются все плюсы и минусы перехода на ИТ-аутсорсинг, анализируются возможные риски, изучается экономическое обоснование для перехода, определяются на аутсорсинг цены. Ставятся цели и  задачи проекта, назначается ответственное за проект лицо, оговаривается круг его полномочий, и перечень функций, передаваемых на ИТ-аутсорсинг, их объем, требования, предъявляемые к поставщику услуг.

Этап III. Выбор провайдера-поставщика

С целью уменьшения риска, связанного с неверным выбором партнера и исключением субъективных факторов, проводится анализ рынка ИТ-услуг, выделяются несколько фирм, репутация которых внимательно изучается. При наличии благоприятных отзывов о работе потенциальных партнеров среди них  проводится тендер.

Этап IV. Разработка условий договора

Совместно с выбранным партнером подготавливается проект договора (контракта). Точно оговариваются цели и задачи проекта, определяются сроки переходного периода, а также возможные пути решения имеющихся у компании проблем. Определяются качество и объем предоставляемого сервиса. При разработке условий договора обязательно участие юриста, своего или приглашенного.

Этап V. Переход на новые формы работы

На этом этапе самыми сложными и ответственными являются психологические моменты. Среди персонала фирмы проводится разъяснительная работа. От того, насколько грамотно она будет проведена, зависит, станут ли в будущем сотрудники  деятельными участниками проекта, или будут тихо саботировать работу ИТ-аутсорсера. При необходимости меняется штатное расписание, корректируются существующие должностные инструкции, разрабатываются новые.

Этап VI. Запуск и функционирование проекта

На этапе запуска проекта ключевым звеном становится сотрудник, назначенный ответственным за внедрением проекта. С заранее установленной периодичностью он подготавливает и представляет отчеты, в которых анализирует функционирование системы ИТ-аутсорсинга и сопоставляет итоги деятельности аутсорсера с заранее запланированными показателями.

Промежуточные итоги реализации проекта обсуждаются представителями компании и фирмы-поставщика услуг. При обнаружении проблем выявляются их причины и намечаются меры по их устранению. Контроль над работой ИТ-аутсорсера сохраняется на все время действия заключенного контракта.